Cómo imprimir etiquetas de correo desde Excel

Microsoft Excel es una gran herramienta para la contabilidad, la recopilación y el mantenimiento de datos, así como para administrar la información de contacto de clientes potenciales y prospectos para su pequeña empresa. Debido a que el formato de hoja de cálculo es útil para almacenar información de contactos, Excel puede ser especialmente útil para administrar contactos e imprimir etiquetas de correo desde una hoja de contactos.

Al utilizar la función de combinación de correspondencia en coordinación con Microsoft Word , puede transferir la dirección y la información de contacto para imprimir etiquetas de correo directamente desde Excel. Al imprimir etiquetas en Word utilizando la información de contacto de su hoja de cálculo de Excel, puede crear fácilmente una serie de etiquetas personalizadas para enviar paquetes a todos los contactos de su lista. He aquí cómo hacerlo.

Cómo imprimir etiquetas desde Excel

Para imprimir etiquetas desde Excel, primero debe tener una hoja de cálculo que contenga toda la información de contacto que utilizará para sus etiquetas de correo. Esto incluye el nombre , la dirección postal , la ciudad, el estado y el código postal de su contacto .

Deberá organizar esta información en columnas que luego se pueden combinar en Word como parte de la etiqueta de envío. Para hacer esto, etiquete cada columna con el punto de datos adjunto. Por ejemplo, para la columna que contiene todos los nombres de sus contactos, etiquete la primera celda como Nombre . Esta primera celda actuará como una etiqueta de combinación correspondiente, que le dirá a Word qué punto de datos colocar en cada sección correspondiente en cada etiqueta individual que imprima.

Cómo crear etiquetas desde Excel

Para imprimir etiquetas de dirección desde Excel, deberá transferir su información de contacto a Word, que procesará las etiquetas. Para comenzar, abra un nuevo documento de Word. Haga clic en la pestaña Correos en la barra de menú superior y busque la sección llamada Iniciar combinación de correspondencia . Debería haber una opción llamada Iniciar combinación de correspondencia , donde seleccionará una opción llamada Etiquetas .

Al hacer clic en Etiquetas, se abrirá una nueva ventana denominada Opciones de etiqueta. Aquí es donde seleccionará el tipo de etiquetas de envío que desea imprimir. Comience seleccionando un proveedor para su etiqueta de envío en el menú Proveedores de etiquetas . Debe ubicarse en una sección llamada Información de la etiqueta.

Ahora se le pedirá que elija de una lista de Número de producto , donde elegirá el número de producto exacto de la etiqueta que está intentando imprimir. Si ha pedido etiquetas de envío específicas en las que va a imprimir, elija el número de producto exacto; de lo contrario, también puede crear una etiqueta de envío personalizada . Una vez que haya seleccionado su opción, haga clic en Aceptar.

Combinar etiquetas de correspondencia de Excel

Después de seleccionar sus etiquetas, ahora deberá combinar su información de contacto de Excel en sus etiquetas de correo en Word. Esto procesará las etiquetas de combinación de correspondencia de Excel. Vuelva a la barra de menú superior y vuelva al menú Iniciar combinación de correspondencia . Elija la opción Seleccionar destinatarios .

Ahora, haga clic en la opción Usar lista existente y se abrirá una nueva ventana que le pedirá que seleccione la fuente de datos . Aquí es donde seleccionará la hoja de cálculo con toda su información de contacto, así que busque la carpeta donde se encuentra su archivo. Una vez que lo haya seleccionado, haga clic en Abrir y se abrirá una nueva ventana llamada Seleccionar tabla, donde elegirá su hoja de trabajo.

Su documento de Word ahora debería llenarse con un pequeño cuadro que representa su etiqueta de correo. Deberá insertar lo que se conoce como campos de combinación que designarán qué información se combinará de su hoja de contacto de Excel. También puede diseñar cualquier elemento adicional que desee en su etiqueta, incluido contenido personalizado, como el logotipo de su empresa, que desee en cada etiqueta. Para hacer esto, deberá ir al menú superior y seleccionar en la sección Escribir e insertar campos .

Haga coincidir los campos de combinación con su lista de contactos

Para combinar etiquetas de Excel de la manera más sencilla, elija la opción Insertar bloque de direcciones en el menú Escribir e insertar campos. Esto insertará un campo de combinación en su etiqueta de muestra para cada dirección en su lista. Desde la ventana Insertar bloque de direcciones , se le pedirá que elija su formato preferido para la información de la dirección. Busque la sección Especificar elementos de dirección de la ventana, donde se le pedirá que elija el formato de su etiqueta de envío de una lista llamada Insertar el nombre del destinatario en este formato.

Cuando haya elegido su formato preferido, haga clic en Aceptar y los códigos de combinación deben llenar la primera etiqueta con la información de su hoja de Excel. Si aparece una ventana llamada Campos de coincidencia , eso significa que debe sincronizar los campos de combinación en Word con los títulos de columna correspondientes en su hoja de contacto de Excel. En esta ventana, haga clic en la flecha desplegable junto a cualquier categoría no coincidente y elija la columna correspondiente de su hoja de contactos de Excel con la información correspondiente para que coincida.

Actualice sus etiquetas

Regrese a la sección Escribir e insertar campos de la barra de menú superior. Seleccione la opción para Actualizar etiquetas , y todas las etiquetas de correo en su documento deberían actualizarse. Para revisar sus resultados antes de imprimir, elija la opción de la barra superior llamada Vista previa de resultados y haga clic para obtener una vista previa de sus etiquetas. Puede revisarlos aquí o esperar a revisarlos una vez que los combine en un nuevo documento.

Regrese al menú superior y seleccione la opción Finalizar y fusionar , que debería mostrar un pequeño menú desplegable con algunas opciones. Elija la opción para Editar documentos individuales , que abrirá una nueva ventana llamada Combinar en documento nuevo . Esto completará todas las etiquetas de combinación con su información de contacto real.

Imprimir etiquetas de dirección en Word

Ahora que sus etiquetas de correo deben estar completamente llenas, es hora de imprimirlas. Puede optar por imprimir etiquetas de dirección de una en una o todas a la vez, según la cantidad de etiquetas que intente imprimir. Continúe y elija Todo, luego haga clic en Aceptar. Esto luego creará un nuevo documento con todas sus etiquetas debidamente completadas. Revíselos para asegurarse de que todos sean precisos antes de pasar a imprimir etiquetas en Word.

Imprimir etiquetas en Word desde aquí es bastante sencillo. Si ha pedido etiquetas específicas en las que va a imprimir su información, cárguelas en su impresora. Si está creando etiquetas personalizadas, inserte el material en blanco adjunto en la impresora. Regrese a su documento de Word y seleccione Archivo en la barra de menú superior. Haga clic en la opción Imprimir para abrir la ventana Imprimir, donde elegirá su impresora preferida de la lista, y haga clic en Aceptar para imprimir etiquetas desde Excel.