Definición de máquina POS

En algunas industrias, los proveedores trabajan completamente a partir de órdenes de compra o de contratos de compra detallados, pero la mayoría de las empresas necesitan registrar las transacciones individualmente. Dependiendo de su industria, puede estar aceptando efectivo, cheques, tarjetas o una combinación aleatoria de los tres. Una de las necesidades más básicas para cualquier negocio orientado a las ventas es una forma de realizar y registrar ventas, y para eso es una máquina POS.

¿Qué es una máquina POS?

El significado completo de POS es "punto de venta" o, en otras palabras, es donde se finaliza su transacción. El término en sí puede tener un par de interpretaciones diferentes. En el sentido más estricto, significa que la terminal que se encuentra al lado de la caja registradora para procesar tarjetas de crédito y débito, y cualquier tarjeta de regalo que acepte en su negocio. Más a menudo, cuando habla de una máquina POS, estará pensando en el terminal completo, que tiene una pantalla informativa y la capacidad de manejar todos los tipos de pago. También hay muchos dispositivos POS de propósito especial, y se encuentran en algún lugar entre el terminal de tarjeta simple y un sistema POS completo y completo. Ya sea que sus necesidades lo lleven a la gama alta o baja, cada máquina POS debe manejar algunas de las mismas funciones básicas.

Funciones básicas de POS

La máquina POS original era una simple caja registradora. No hizo mucho para los estándares modernos, pero mantuvo un registro de cada venta a la que había llamado un cajero. A partir de eso, siempre que supiera cuánto efectivo había en la caja para comenzar el día, podría hacer ejercicio si se había perdido dinero. Sus totales diarios le mostraron si sus ventas estaban aumentando o disminuyendo, y contando el número de transacciones, podía calcular el valor de su venta promedio. Si conociera el valor en dólares de su inventario inicial, también podría trabajar hacia atrás a partir de los totales de ventas para averiguar si estaba perdiendo dinero por robo de inventario o ventas no registradas. Todas estas son funciones básicas de POS, e incluso las primeras cajas registradoras facilitaron mucho la gestión de un negocio basado en ventas.

Con el paso de los años, las cajas registradoras se volvieron mucho más capaces. Podrían programarse para agregar los impuestos apropiados al precio de venta, de modo que no tenga que calcularlos manualmente, y también podrían registrar los montos de los impuestos con fines contables. Podían proporcionar subtotales por producto o categoría de producto y, finalmente, a medida que las computadoras se volvían más baratas y, en general, más disponibles, estaban diseñadas para interactuar con software de back-end computarizado. Ese es el punto en el que la caja registradora tradicional se transformó en un sistema de punto de venta, como usamos el término hoy.

Sistemas de punto de venta minorista

Una máquina de punto de venta minorista moderna va mucho más allá de las funciones básicas de una caja registradora de la vieja escuela, incluso cuando parece una por fuera. En una caja registradora ancestral, necesitaba ingresar el precio de cada producto manualmente; ahora, sin embargo, los precios están preprogramados en el sistema y se leen desde un lector de códigos de barras. Eso reduce sustancialmente el potencial de errores y también mejora la precisión de sus informes de ventas. El terminal POS se puede configurar para rastrear y registrar sus ventas de productos y servicios de cualquier manera que sea significativa para usted y, por lo general, esto se vincula directamente con su software de contabilidad para que la información esté siempre a su alcance.

La máquina POS en sí puede seguir pareciendo una caja registradora con un cajón de efectivo debajo, una disposición de teclado tradicional y una impresora de recibos incorporada que utiliza un rollo de papel estrecho para imprimir sus recibos. Algunos sistemas adoptan un enfoque diferente, colocando una pequeña computadora debajo del mostrador con el cajón de efectivo y usando un teclado tipo computadora para ingresar cualquier dato que no provenga de los lectores de códigos de barras. Otro estilo de máquina POS elimina el teclado por completo, utilizando pantallas táctiles para ingresar la información. El estilo de terminal que usa no es realmente lo más importante. Los tres tipos, así como los terminales de nicho más especializados, simplemente funcionan como una interfaz para el software que realmente administra su tienda.

Las transacciones son solo el punto de partida

Anotar una venta es lo más fundamental que hace una máquina POS, pero no necesita un equipo sofisticado para eso. Puede hacerlo con un bolígrafo y un talonario de recibos, si es necesario, y hay muchos operadores pequeños que hacen exactamente eso. El problema de realizar un seguimiento manual de sus transacciones es que lleva mucho tiempo y limita el crecimiento de su empresa. Un moderno sistema POS computarizado está diseñado para agilizar su acceso a toda su información de ventas, para uso contable y administrativo. Esa capacidad de convertir los datos de ventas sin procesar en algo manejable es lo que realmente está pagando.

Informes y contabilidad simplificados

El flujo de caja puede ser la sangre vital de una empresa, pero la información es el hueso y el tendón, y ahí es donde brillará un buen sistema POS. Pone toda su información de ventas directamente en manos de sus contadores, ya sea exportando datos a su sistema de contabilidad o, idealmente, integrándolos directamente en su software de contabilidad. La eliminación del paso adicional de ingreso de datos le brinda informes más rápidos y evita un punto en el que los errores pueden introducirse en su contabilidad. Todos los datos de sus ventas están al alcance de su mano todos los días, a menudo de forma instantánea, por lo que las decisiones de gestión que tome siempre se basarán en información sólida.

¿Quieres saber qué productos o categorías se venden mejor en cada ubicación o en cada departamento? ¿Qué turnos, o qué vendedores individuales, son responsables de mover la mayor parte del producto? ¿Cuántos clientes aprovecharon su oferta de cupón más reciente o vinieron por el producto que solo anunció en un lugar en particular? Su sistema POS debería decirle esas cosas, o debería poder hacerlo, con ajustes mínimos.

Inventario perpetuo

Otra cosa que un sistema POS hará por usted, y es muy importante, es brindarle información actualizada sobre sus niveles de inventario. La computadora registra su inventario inicial para el período y luego monitorea las ventas que salen y los pedidos que llegan, por lo que en cualquier momento, el inventario que se muestra en su computadora debe estar actualizado. Eso se llama "inventario perpetuo" y es una herramienta de administración importante y conveniente. Si tiene un inventario preciso y actualizado, y una proyección sólida de lo que deberían ser sus ventas en las próximas semanas o meses, puede pedir solo la cantidad de inventario que probablemente necesite.

Pedir solo lo que necesita, cuando lo necesita, lo verá descrito como un pedido "justo a tiempo", puede ser un verdadero cambio de juego. Sus recursos en efectivo no están atados a un exceso de inventario, necesitará menos espacio de almacenamiento y es menos probable que se encuentre marcando mercadería obsoleta solo para deshacerse de ella.

Gestión de inventario físico

Algunos sistemas POS también pueden ayudarlo con la administración de su inventario físico. Realizarán un seguimiento de sus productos entrantes por categoría, por ubicación física o cualquier otro criterio que considere importante. Cuando llega el momento de contar su inventario físico y luego compararlo con el inventario perpetuo de la computadora, su POS puede decirle dónde buscar y cuántos se supone que deben estar en una sección determinada. Si tiene productos almacenados en diferentes ubicaciones y un almacén muestra más productos perdidos o extraviados que los otros almacenes, esto le indica que puede tener un problema de seguridad o robo en esa ubicación específica. Incluso si esto demuestra ser un simple descuido, es información útil sobre la que puede actuar para asegurarse de que todos sigan los mismos procedimientos.

Gestión de relaciones con el cliente

Por importantes que sean la contabilidad y la gestión de inventarios, un negocio exitoso es más importante que el conteo de frijoles. La forma en que interactúa con sus clientes y lo que sabe sobre ellos puede hacer o deshacer sus esperanzas de crecimiento a largo plazo. Muchos sistemas POS rastrean el historial de compras de sus clientes a lo largo del tiempo, y puede comenzar a tener una idea de quiénes son sus mejores clientes y qué productos nuevos podrían atraerlos. Sin la ayuda de la computadora, a veces es fácil pasar por alto a los clientes poco llamativos que son clientes estables pero que no causan un impacto lo suficientemente grande como para ser memorables, pero a menudo son la columna vertebral de su negocio.

Sistemas POS para hostelería

Los sistemas POS no se limitan a los negocios convencionales basados ​​en ventas. También son cruciales en la industria hotelera, donde se utilizan para manejar escenarios aún más complejos. En un restaurante, por ejemplo, el sistema tiene que realizar un seguimiento de los pedidos que se realizan e imprimir boletos para el equipo de cocina para que sepan qué preparar. Los sistemas sofisticados pueden llevar eso un paso más allá e imprimir boletos separados para cada estación de trabajo en la cocina, de modo que cada cocinero individual tenga una lista personal de pedidos. El sistema también debe poder rastrear propinas, tarifas de catering y una variedad de otros cargos especiales, así como rastrear los precios de venta e impuestos habituales.

Los sistemas POS de restaurantes más capaces también pueden proporcionar el tipo de ayuda con la gestión de inventario que disfrutan los minoristas. En esos casos, todas las recetas del menú estándar se ingresan en la computadora con anticipación. Si sus clientes quieren 213 pedidos de su plato característico de camarones al pesto en una noche determinada, el sistema puede ajustar sus niveles de inventario para mostrarle cuánto mella hizo en su suministro de ingredientes. Siempre sabrá cuándo y cuánto reordenar.

Terminales de procesamiento de tarjetas POS

Es bueno soñar con tener todas esas funciones al alcance de la mano, pero, siendo realistas, no todas las empresas requieren un sistema POS a gran escala, especialmente al principio. Es posible que esté bien con una caja registradora de la vieja escuela por ahora, especialmente si gastar dinero en un sistema POS llamativo lo dejaría sin fondos para otras cosas importantes, como el inventario y la nómina. En ese caso, todo lo que realmente necesita es un terminal de procesamiento de tarjetas. Cualquiera puede aceptar efectivo y cheques como forma de pago, y estas sencillas máquinas POS le ofrecen la opción de aceptar tarjetas de crédito, débito y regalo también.

En algunos casos, incluso los sistemas POS sofisticados toman la decisión pragmática de utilizar terminales de procesamiento de tarjetas independientes. Si integra esa función en un monitor o teclado, la única forma de actualizarlo es reemplazando el monitor o el teclado, que suele ser una opción costosa. Con terminales separados, cuando surgen nuevas tecnologías, como tarjetas con chip o tarjetas de toque para pagar, solo necesita que su servicio de procesamiento de pagos reemplace o actualice los terminales.

Terminales móviles de procesamiento de tarjetas

Incluso hay formas para que las empresas móviles acepten pagos con tarjeta, que pueden ser muy útiles si usted es un artesano o un vendedor del mercado de agricultores, o si opera un taxi o un negocio de reparto. Si tiene una pizzería, por ejemplo, la empresa que proporciona sus terminales de procesamiento de tarjetas habituales probablemente pueda configurarlo con una versión móvil a batería para sus conductores de reparto. Estos usan tecnología de teléfono celular, con una tarjeta SIM y datos móviles, por lo que puede aceptar pagos en cualquier lugar donde haya señal celular.

Incluso puede agregar un pequeño lector de tarjetas, o "dongle", a su teléfono o tableta, para que pueda usarlo como un simple dispositivo POS. Los lectores de tarjetas están disponibles a través de varios proveedores y aceptan pagos a través de servicios como Square y PayPal, así como a través de proveedores de servicios convencionales.