Ejemplo simple de procedimientos operativos estándar

Los procedimientos consistentes aumentan sus probabilidades de realizar un trabajo consistente y de alta calidad. Un procedimiento operativo estándar, o SOP, es un documento que proporciona instrucciones paso a paso sobre cómo realizar una actividad comercial en particular, como la fabricación o el mantenimiento de registros. Aunque la mayoría de los POE se presentan como documentos de texto, también pueden contener imágenes o videos para ayudar a aclarar sus instrucciones.

Secciones SOP

  • Propósito: Esta sección describe la razón por la que se creó el documento. Esta información debe presentarse como un breve párrafo que indique la naturaleza del procedimiento y por qué su empresa lo realiza.

  • Alcance: A continuación, el SOP proporciona un breve párrafo que describe qué actividades están bajo el alcance del procedimiento.
  • Definiciones: Aquí, define cualquiera de los términos del procedimiento que necesitan una aclaración especial. Esta sección depende de la industria y puede omitirse si no es relevante o necesaria.
  • Referencias: Esta sección enumera otros documentos y material de respaldo, como un manual de calidad o una norma internacional. Esta sección también depende de la industria y, en algunos casos, puede omitirse, especialmente si los procedimientos se explican por sí mismos.
  • Requisitos: esta es su oportunidad para describir los requisitos que deben existir antes de ejecutar el procedimiento, como la capacitación del personal para desarrollar las habilidades necesarias.
  • Responsabilidades: Esta sección explica quién es responsable de qué aspectos del procedimiento.
  • Pasos del procedimiento: esta sección proporcionará instrucciones paso a paso que describen cómo realizar la actividad comercial. Es importante que las instrucciones no sean ambiguas. Las oraciones más cortas son más fáciles de seguir, especialmente si se trata de pasos que deben realizarse de forma secuencial. Divídalo en varias secciones más cortas si es demasiado largo.

Ejemplo simple de procedimientos operativos estándar

Aquí hay un POE simple para que un banco verifique la identidad de un cliente sin cita previa:

  • Objetivo: este procedimiento describe los pasos necesarios para verificar la identidad del cliente.
  • Alcance: Este procedimiento se aplica a cualquier cliente sin cita previa o un cliente en las ventanillas de todas las sucursales de ACME Bank.

  • Responsabilidades: Todos los empleados de la sucursal que realizan tareas de cajero tienen la responsabilidad de verificar la identidad del cliente.

  • Verificación de la identidad del cliente: cada cajero debe verificar la identidad de cada cliente antes de realizar retiros de efectivo o realizar transferencias entre cuentas. El cajero debe solicitar una identificación con foto del cliente y verificar que el nombre en la identificación coincida con el nombre de la cuenta, y que el cliente es, de hecho, la persona que aparece en la identificación con foto.

Cómo utilizar los procedimientos operativos estándar

Los gerentes utilizan los SOP para comunicarse con el personal y explicar cómo realizar ciertas operaciones de la empresa. Los empleados pueden usar los SOP como referencia cuando aprenden a completar ciertas tareas de acuerdo con los protocolos establecidos. Las agencias reguladoras, como la Administración de Alimentos y Medicamentos, utilizan los procedimientos operativos estándar para determinar si los procesos de una empresa cumplen con los estándares de la agencia.