Cómo convertir hojas de Excel a Word

Microsoft 365 Office Suite es un poderoso conjunto de programas de software ampliamente utilizado en las empresas. Si bien Excel se usa como un programa de hoja de cálculo y Word se usa como un programa de procesamiento de texto, ambos pueden integrarse para crear sin problemas documentos que se usan regularmente en los negocios. Si bien no puede convertir directamente .xls a .doc, las extensiones de archivo de Excel y Word respectivamente, puede realizar funciones como inserciones de tablas de combinación de correspondencia.

Usar datos de Excel en Word

Abra el archivo de Excel que desea mover a un documento de Word. Luego abra Word; puede utilizar un documento existente o iniciar un nuevo documento de Word. Determina qué parte de la hoja de Excel quieres copiar y pegar en el documento de Word. Si hay un gráfico que desea copiar, use el mouse para seleccionar el gráfico y luego presione Control + C. Esto copia el área seleccionada.

Ahora vaya al documento de Word y localice el área donde desea insertar el gráfico copiado. Coloque el cursor en ese lugar y luego presione Control + V para pegar el gráfico allí. Hay varias opciones de pegado en Excel 2010 designadas por una ventana emergente con cinco iconos. De izquierda a derecha, los iconos significan que los elementos pegados:

  • Usar tema de destino : incrusta el gráfico para que coincida con un documento existente.

  • Mantener el formato de origen : el formato del gráfico sigue siendo el mismo que el de la hoja de Excel y se puede editar en Word manualmente.

  • Usar tema de destino y datos de enlace : el tema del documento de Word coincide, pero los datos permanecen conectados a la hoja de Excel, reflejando cualquier cambio realizado en los datos del gráfico de Excel.

  • Mantener el formato de origen y vincular los datos : el tema del gráfico de Excel original se traslada al documento de Word junto con el mantenimiento del vínculo de datos al archivo de Excel para realizar cambios a medida que se actualiza el gráfico de Excel.
  • Imagen: el gráfico se pega como una imagen y no es posible editar las celdas del gráfico.

Según el tamaño del gráfico, es posible que deba cambiar su tamaño para que se ajuste a los márgenes del documento. Haga esto haciendo clic en el gráfico para que el gráfico esté delineado y los pequeños cuadrados en cada esquina y línea media del contorno. Seleccione el cuadrado superior izquierdo con el mouse y manténgalo presionado mientras tira de la esquina hacia el centro o hacia afuera para cambiar el tamaño del gráfico.

Procedimiento de combinación de correspondencia

Mail Merge es una poderosa herramienta que integra datos en una hoja de Excel a cartas, sobres y etiquetas creadas en Word. Si tiene una base de datos grande con nombres de clientes, direcciones y números de teléfono, puede hacer que Word envíe un documento individualizado a cada persona creando un archivo de combinación de correspondencia.

Prepare la hoja de Excel para Combinar correspondencia preparando sus datos correctamente. Nombra las columnas como lo harás en la combinación de correspondencia. Por ejemplo, la columna con el nombre de una persona debe etiquetarse como Nombre. La combinación de correspondencia coincidirá con el nombre, apellido, dirección 1, dirección 2, ciudad, estado y código postal. Si no nombra estas columnas para que coincidan con la combinación de correspondencia, es posible que Word no reconozca que una columna es el campo que necesita usar y pase por alto los datos.

Abra un nuevo documento de Word. En la pestaña Iniciar combinación de correspondencia, abra Correspondencia y elija qué tipo de combinación de correspondencia desea realizar: cartas, sobres, etiquetas o correos electrónicos. Vaya a la pestaña Seleccionar destinatarios y elija Usar una lista existente. Busque la hoja de Excel que tiene los datos que desea fusionar en Word.

A continuación, insertará el bloque de direcciones. Aquí es donde inserta los nombres de las columnas que coinciden con la información que desea en la carta, etiqueta o sobre, como nombre, apellido y dirección. Seleccione Aceptar y guardar archivo. Si está trabajando en una carta, es posible que desee insertar un saludo con el nombre de una persona. Siga las indicaciones debajo de la Línea de saludo como lo haría con el Bloque de direcciones. Con cualquier adición, seleccione Aceptar y Guardar archivo.

Vaya a Finalizar combinación de correspondencia para permitir que los dos archivos se combinen y creen los documentos individualizados deseados. Puede Guardar la combinación de correspondencia completa para usarla en el futuro con otros envíos masivos.