¿Cómo funciona una orden de compra?

Una orden de compra es un documento legalmente vinculante entre un proveedor y un comprador. Detalla los artículos que el comprador acepta comprar a un precio determinado. También describe la fecha de entrega y las condiciones de pago para el comprador. Los sistemas informáticos de órdenes de compra han hecho que el proceso de compra sea más eficiente y permiten un mejor seguimiento del inventario y los pagos.

Finalidades de las órdenes de compra

Las órdenes de compra se utilizan normalmente cuando un comprador desea comprar suministros o inventario a cuenta. Esto significa que el proveedor entrega o envía los artículos comprados antes del pago, y la orden de compra sirve como protección contra riesgos. Junto con la protección legal, las órdenes de compra son importantes tanto en la gestión de inventario como en el seguimiento de pagos. Las órdenes de compra ayudan a los proveedores a comparar el inventario pedido con el inventario enviado y disponible para mayor precisión.

También permiten al proveedor rastrear cuándo se han realizado pagos en pedidos específicos. Los compradores conservan copias de los pedidos que realizan para controlar la recepción puntual de los artículos.

Envío de una orden de compra

La orden de compra la prepara el comprador, a menudo a través de un departamento de compras. Este proceso generalmente se realiza mediante sistemas de software electrónicos, que permiten un mejor seguimiento y envío electrónico de pedidos al proveedor. La orden de compra, o PO, generalmente incluye un número de PO, que es útil para hacer coincidir envíos con compras; una fecha de envío; Dirección de Envio; Dirección de Envío; y los artículos solicitados, cantidades y precio. Los programas de software suelen tener campos de entrada para cada dato crítico; el comprador simplemente completa los campos antes de procesar y enviar el pedido.

Procesamiento de órdenes de compra

Una vez que el comprador envía el pedido, se crea una compra en curso. El estado del pedido permanece en curso hasta que el almacén del comprador haya recibido los artículos pedidos. Una vez que el inventario se recibe físicamente, normalmente se escanea en el inventario y se compara con la orden de compra adecuada. La orden de compra está marcada como procesada o que requiere pago.

El comprador completa su responsabilidad por la compra cuando remite el pago. Para garantizar un crédito exacto para el pago, el pago debe indicar el número de orden de compra o el número de cuenta de la empresa.

Uso de órdenes de compra por parte del proveedor

Los proveedores utilizan órdenes de compra para el cumplimiento de pedidos y el procesamiento de pagos. Una vez recibida, la orden de compra se utiliza para extraer el inventario comprado para empaquetarlo y enviarlo. Una vez que se extrae el inventario, se prepara una factura basada en los pedidos de artículos y se prepara para el envío. Cuando se envían los productos, el proveedor registra el envío en su sistema de inventario.

La orden de compra se archiva electrónicamente, y a menudo también se archivan copias en papel. El pedido está marcado como completado o en espera de pago. Se establecen fechas y plazos de recordatorio de pago importantes. Esto es importante para el proveedor para un buen seguimiento de los pagos y la aplicación de las políticas crediticias.