La importancia de la planificación en una organización

La planificación ayuda a una organización a trazar un rumbo para el logro de sus metas. El proceso comienza con la revisión de las operaciones actuales de la organización e identificando qué necesita mejorarse operativamente en el próximo año. A partir de ahí, la planificación implica visualizar los resultados que la organización desea lograr y determinar los pasos necesarios para llegar al destino previsto: el éxito, ya sea que se mida en términos financieros o metas que incluyan ser la organización con la calificación más alta en satisfacción del cliente.

Uso eficiente de recursos

Todas las organizaciones, grandes y pequeñas, tienen recursos limitados. El proceso de planificación proporciona la información que la alta dirección necesita para tomar decisiones efectivas sobre cómo asignar los recursos de una manera que permita a la organización alcanzar sus objetivos. La productividad se maximiza y los recursos no se desperdician en proyectos con pocas posibilidades de éxito.

Establecer metas organizacionales

Establecer metas que desafíen a todos en la organización a luchar por un mejor desempeño es uno de los aspectos clave del proceso de planificación. Los objetivos deben ser agresivos, pero realistas. Las organizaciones no pueden permitirse estar demasiado satisfechas con su desempeño actual, o es probable que pierdan terreno frente a la competencia.

El proceso de establecimiento de metas puede ser una llamada de atención para los gerentes que se han vuelto complacientes. El otro beneficio del establecimiento de objetivos se produce cuando los resultados de las previsiones se comparan con los resultados reales. Las organizaciones analizan las variaciones significativas del pronóstico y toman medidas para remediar situaciones en las que los ingresos fueron menores que los previstos o los gastos mayores.

Gestión del riesgo y la incertidumbre

La gestión del riesgo es fundamental para el éxito de una organización. Incluso las corporaciones más grandes no pueden controlar el entorno económico y competitivo que las rodea. Ocurren eventos imprevistos que deben tratarse rápidamente, antes de que las consecuencias financieras negativas de estos eventos se vuelvan graves.

La planificación fomenta el desarrollo de escenarios hipotéticos, donde los gerentes intentan visualizar posibles factores de riesgo y desarrollar planes de contingencia para enfrentarlos. El ritmo del cambio en los negocios es rápido y las organizaciones deben poder ajustar rápidamente sus estrategias a estas condiciones cambiantes.

Cooperación y formación de equipos

La planificación promueve la formación de equipos y el espíritu de cooperación. Cuando el plan se completa y se comunica a los miembros de la organización, todos saben cuáles son sus responsabilidades y cómo otras áreas de la organización necesitan su asistencia y experiencia para completar las tareas asignadas. Ven cómo su trabajo contribuye al éxito de la organización en su conjunto y pueden enorgullecerse de sus contribuciones.

El conflicto potencial se puede reducir cuando la alta dirección solicita la opinión de los gerentes de departamento o división durante el proceso de establecimiento de metas. Es menos probable que las personas se resientan con los objetivos presupuestarios cuando participaron en su creación.

Creando ventajas competitivas

La planificación ayuda a las organizaciones a obtener una visión realista de sus fortalezas y debilidades actuales en relación con los principales competidores. El equipo de gestión ve áreas donde los competidores pueden ser vulnerables y luego elabora estrategias de marketing para aprovechar estas debilidades. La observación de las acciones de los competidores también puede ayudar a las organizaciones a identificar oportunidades que pueden haber pasado por alto, como mercados internacionales emergentes u oportunidades para comercializar productos a grupos de clientes completamente diferentes.