¿Qué sucede si no cumple con la fecha límite W-2 para los empleados?

Según el Servicio de Impuestos Internos, los formularios W-2 deben enviarse por correo a los empleados a más tardar el 31 de enero para los formularios derivados del año calendario anterior. Si bien es posible que los empleados no los reciban por correo en esta fecha, deben, como mínimo, enviarlos en este momento. Para las empresas que no siguen este protocolo en particular, puede haber consecuencias.

Evitar empleados descontentos

Aparte de cualquier problema oficial que pueda tener con el Servicio de Impuestos Internos (IRS) debido a que no envió los formularios W-2 de manera oportuna, es posible que deba lidiar con un grupo de empleados muy descontentos, muchos de los cuales probablemente estén esperando una declaración de impuestos. Los empleados no solo pueden presentarle quejas a usted, sino también al IRS, lo que puede impulsar una mayor investigación de su empresa si se presentan numerosas quejas sobre el tema.

Evaluación de multas del IRS

El IRS escalona las multas según la demora en la presentación de sus formularios W-2. Se aplica una multa de $ 50 por formulario para los formularios W-2 presentados dentro de los 30 días posteriores a la fecha de vencimiento, hasta un máximo de $ 187,500 para una pequeña empresa. Para los formularios presentados antes del 1 de agosto pero después de 30 días, la multa aumenta a $ 100 por formulario y una multa máxima de $ 536,000. La multa máxima es de $ 260 por formulario hasta $ 1,072,500 por año para formularios presentados después del 1 de agosto.

Garantizar formularios precisos

Además de enviar los formularios W-2 a tiempo, también debe asegurarse de que dichos formularios sean precisos. Según el sitio web del IRS, si envía un formulario W-2 al IRS alegando que le pagó a un empleado en particular una cierta cantidad de dinero y no lo hizo, esa persona tiene derecho a demandarlo por daños y perjuicios. Se aplica una multa de $ 530 por formulario sin máximo. Es posible que también deba pagar una multa de $ 5,000 por daños y perjuicios por presentar el documento falso y podría estar sujeto a cargos penales.

Registros y comunicación

A veces, si al menos les informa a sus empleados que se está quedando atrás con sus W-2, pero está trabajando para sacarlos, puede haber menos descontento que si no dice nada en absoluto. Además, si envía un W-2 antes de la fecha límite, pero se lo devuelven por una dirección antigua o incorrecta, no lo abra ni lo tire. Colóquelo en el archivo del empleado y guárdelo en caso de que se comunique con usted para obtener el formulario más adelante; al menos tiene pruebas de que intentó enviarlo.