Cómo crear una base de datos con capacidad de búsqueda en Excel

En su mayor parte, probablemente esté acostumbrado a usar Microsoft Excel para tareas como preparar informes, pronósticos y presupuestos. Sin embargo, Excel es mucho más poderoso que eso. Se puede utilizar para crear una base de datos con capacidad de búsqueda: una base de datos de Excel.

Las capacidades de base de datos de Excel son muy poderosas. De hecho, Excel no solo se puede usar para crear una base de datos simple con capacidad de búsqueda , sino que también se puede usar para crear una base de datos relacional adecuada. Una base de datos relacional consta de una tabla maestra que se vincula con sus tablas esclavas, que también se conocen como tablas secundarias.

¿Cómo funciona una base de datos relacional?

Excel está estructurado de una manera que lo hace fácilmente compatible con bases de datos. Como mínimo, una base de datos es simplemente una colección de elementos que están conectados, según PC World. Eso es más o menos lo que es una hoja de cálculo. Cuando los elementos de la base de datos están asociados, crean registros dentro de grupos de varios registros. Un solo registro podría ser el equivalente a una fila en una hoja de cálculo, mientras que una colección de registros podría ser el equivalente a una tabla en una hoja de cálculo. La conexión es difícil de ignorar.

Cuando tiene una hoja de cálculo, por sí sola, podría decirse que está mirando una base de datos. Sin embargo, definitivamente no es una base de datos relacional. Para crear una base de datos relacional, debe combinar una hoja de cálculo maestra con hojas de cálculo esclavas o tablas simples.

Un ejemplo de una base de datos

Digamos, por ejemplo, que decide registrar sus documentos de identificación en su computadora y hace esto o los documentos de cualquier otra persona. Si es su licencia de conducir, se encuentra entre las licencias de conducir de muchas otras personas en el DMV. En su licencia, habrá detalles, como su nombre, altura, peso, sexo, color de cabello y ojos, fecha de nacimiento, dirección, fechas de emisión y vencimiento, y la clase de la licencia.

Observará que es posible que varias personas compartan un nombre, sexo, dirección y descripción general. Es por eso que existen números de licencia para hacer que cada licencia sea única. En el lenguaje de la base de datos, eso es lo que se llama un campo clave, que se utiliza para conectar una base de datos a otras bases de datos que están asociadas a ella; también se conocen como bases de datos relacionales.

La base de datos maestra

La base de datos maestra contendrá todos los detalles de su licencia de conducir. Habrá una o más bases de datos de niños que tendrán más información relacionada con individuos específicos, quienes serán identificados usando el Campo Clave. Algunos pueden tener las infracciones de manejo de un individuo, mientras que otros pueden tener las direcciones que tenían anteriormente, y así sucesivamente. En el lenguaje de las bases de datos, este tipo de relación se conoce como una relación de uno a muchos porque cada conductor puede tener muchas direcciones e infracciones diferentes. Sin embargo, las direcciones y las infracciones solo se pueden vincular a un único conductor.

Existen otros tipos de relaciones, como las de uno a uno y de muchos a muchos, por ejemplo, una base de datos con los clientes y las tasas de descuento que disfrutan. Dado que cada cliente solo puede tener un descuento a la vez, esa es una relación uno a uno. Si la base de datos consistiera en clientes y los productos que compran, entonces los clientes podrían tener más de un producto y los productos podrían ser comprados por más de un cliente, lo que sería una relación de muchos a muchos.

¿Para qué sirve una base de datos relacional?

La razón más obvia por la que podría necesitar una base de datos de este tipo es evitar la repetición de sus datos en cada hoja de cálculo. Eso puede requerir muchos recursos, especialmente en términos de tiempo. Sin embargo, la razón más importante para usar una base de datos es que le permite consultar sus datos usando filtros para encontrar información específica y usarla para generar informes.

Cómo crear una base de datos simple en Excel

El primer paso para crear una hoja de cálculo con capacidad de búsqueda es describir sus datos. Necesitará etiquetas para describir sus datos, y estos irán a la primera fila de su tabla. Hagamos que sea la primera fila de su hoja de cálculo. El propósito de los encabezados es prácticamente el mismo que el de los campos en una base de datos adecuada. Cada fila de su hoja de cálculo definirá un solo registro de base de datos, mientras que cada columna tendrá los valores que se encuentran en una sola categoría.

El encabezado de la fila uno debe congelarse. Para hacer esto, haga clic en el encabezado de la fila que se encuentra en el borde derecho de la segunda fila. Vaya a la pestaña Ver en la cinta en la parte superior de la aplicación Excel y busque la sección Congelar paneles en la pestaña. Debajo hay una flecha. Haga clic en esa flecha y seleccione la opción denominada "Congelar fila superior" en el menú desplegable que aparece. Esto significará que la fila superior siempre estará visible incluso mientras se desplaza por la hoja de cálculo. De esa manera, sabrá en qué categoría de datos se encuentra todo.

Ingrese sus datos

Ahora es el momento de ingresar sus datos. Hágalo en tantas filas como crea que va a necesitar. Las teclas de flecha deberían ayudarlo a navegar a través de su hoja de cálculo, mientras que confirmar su entrada en cualquier celda debería ser tan simple como presionar la tecla Intro. Es posible que haya ingresado sus datos en otro documento donde estén separados por el carácter de tabulación, como en Microsoft Word. En ese caso, simplemente puede copiarlo y pegarlo en su hoja de cálculo. Para pegarlo en su base de datos, haga clic en la celda etiquetada A2 y presione Ctrl + V en su teclado. Los datos se pegarán debajo de sus encabezados.

En la esquina superior izquierda de su hoja de trabajo hay un botón que puede usar para seleccionar todas las celdas en su hoja de cálculo. Este botón se encuentra donde se cruzan los encabezados de columna y fila. Haga clic en este botón y se seleccionarán todas las celdas de su hoja de trabajo. En la cinta, cambie a la pestaña Datos. Allí encontrará el grupo denominado "Ordenar y filtrar". Encontrará un botón similar a un embudo llamado botón "Filtro" . Haga clic en él.

Usar filtros en columnas

A la derecha de cualquier encabezado de columna, debe encontrar una flecha cuando coloque el cursor allí. Haga clic en él y obtendrá un menú con opciones que puede usar para filtrar cosas en esa columna. Puede usar filtros para textos y números o clasificar en orden ascendente o descendente o mostrar solo las filas en la columna dada que cumplan con los criterios del filtro.

Hay una casilla de verificación delante de "Seleccionar todo". Desmárquelo y luego active la casilla de verificación junto a los valores que desea usar para filtrar sus datos. Solo se incluirán los datos con esos valores.

Filtrar según las condiciones

Si desea filtrar según las condiciones, seleccione una fórmula de "Filtros de texto" o "Filtros de números". Puede optar por valores entre dos valores específicos o mayores o menores que un valor dado, y así sucesivamente. Hay botones para "Y" y "O" para cada condición, de modo que pueda combinar sus criterios para que sean mutuamente excluyentes o aditivos.

Haga clic en el botón etiquetado "Aceptar" para que sus datos se filtren. En la columna que ha seleccionado, solo verá las filas que coinciden con las condiciones de su filtro.

Desactivar el filtrado

Si desea desactivar el filtrado, haga clic en el botón de filtro en la esquina superior derecha del encabezado de columna dado cuyos filtros desea desactivar. De esa forma, desactivará el filtrado de esa columna sin afectar al resto de la hoja de cálculo. Si desea desactivar todos los filtros, simplemente seleccione la opción etiquetada "Borrar" y todos sus datos volverán a su estado original.