El papel de la contabilidad en los negocios

Cuando un aspirante a emprendedor inicia un negocio, la oficina está llena de entusiasmo, entusiasmo y grandes expectativas. Los empleados son contratados para contestar los teléfonos y los vendedores están vendiendo. El propietario compra materias primas y la mano de obra fabrica los productos.

Pero, ¿cómo le va a la empresa? ¿Está obteniendo ganancias? Todos están trabajando muy duro, así que deben estar haciendo algo bien. Entonces, ¿cómo llevas la puntuación del juego? Aquí es donde entra la contabilidad en los negocios.

El papel de la contabilidad

El propósito de la contabilidad es brindar información financiera a las partes interesadas del negocio: gerencia, inversionistas y acreedores. La contabilidad mide y resume las actividades de la empresa y comunica los resultados a la dirección y otras partes interesadas.

Los gerentes necesitan datos financieros precisos y oportunos para tomar decisiones inteligentes, y los contadores son los que producen esta información. Mientras que el proceso de contabilidad recopila los datos y los presenta en varios tipos de informes, los contadores ayudan a interpretar el significado de los informes y sugieren formas de utilizar estos detalles para resolver problemas comerciales.

La contabilidad se puede clasificar en dos formas: gerencial y financiera. La contabilidad administrativa ayuda a hacer funcionar el negocio, mientras que la contabilidad financiera informa qué tan bien está funcionando.

Contabilidad de gestión interna

La contabilidad gerencial produce informes internos que están diseñados para la administración y se utilizan para la toma de decisiones. Estos informes se modifican y adaptan a los propósitos y necesidades específicos de los gerentes individuales y generalmente no se entregan a terceros ajenos a la empresa.

Algunos ejemplos de informes de contabilidad de gestión son la antigüedad de las cuentas por cobrar, los niveles de inventario, las ventas mensuales y el estado de las cuentas por pagar. Los informes contables internos también se utilizan para la preparación de presupuestos y previsiones.

Datos contables para la toma de decisiones

El funcionamiento de una empresa requiere datos precisos sobre los activos, pasivos, beneficios y situación de caja de la empresa. La contabilidad proporciona esta información crucial. La contabilidad juega un papel importante en la evaluación de la viabilidad de las inversiones. La consideración adecuada de una inversión exige un análisis cuidadoso de los costos y las proyecciones de las expectativas de los flujos de efectivo futuros. Se deben cumplir ciertos criterios, como determinar los obstáculos para el retorno de la inversión.

Considere las decisiones a las que se enfrentan los gerentes sobre si invertir en una nueva planta o ampliar las instalaciones existentes. Una opción podría ser invertir $ 1 millón en una nueva instalación de producción o gastar $ 300,000 para expandir una línea de producción. Cada alternativa tendrá diferentes salidas de efectivo al principio y diferentes entradas de efectivo futuras. Cada enfoque tendrá un retorno de la inversión diferente. Entonces, ¿cuál debería elegir la gerencia? Los contadores de la empresa analizarán las cifras de cada inversión, calcularán la tasa de rendimiento de cada proyecto y presentarán sus hallazgos a la gerencia.

Esta es una situación en la que los procedimientos contables producen los datos financieros relevantes que la gerencia necesita para tomar decisiones inteligentes. También deben explorar las diversas formas de financiar estas inversiones. Las decisiones siempre deben estar respaldadas por hechos y cifras válidos.

Contabilidad de regulaciones gubernamentales

Las empresas deben cumplir con las regulaciones gubernamentales y pagar impuestos sobre los ingresos corporativos, los impuestos del Seguro Social y las ventas. Los contadores se aseguran de que las presentaciones sean precisas y puntuales. Cualquier error cometido al informar los ingresos puede resultar en multas y sanciones.

Contabilidad para la planificación

Las organizaciones exitosas crean planes para lograr sus objetivos. Estos planes incluyen proyecciones de flujo de efectivo, planificación de ventas, compras de activos fijos y proyección de niveles de inventario. Un análisis contable de datos históricos proporcionará la base para hacer pronósticos y desarrollar planes para cumplir con esos objetivos.

Uso de datos contables para presupuestar

Los presupuestos son esenciales para administrar un negocio exitoso. La contabilidad utiliza datos históricos para formar la base de futuros presupuestos y controles de costos. Con esta información, los gerentes pueden preparar presupuestos de gastos generales y planes de ventas, y crear proyecciones de flujo de efectivo. Luego, monitorean los informes contables regulares para asegurarse de que los costos se mantengan dentro de los presupuestos.

Contabilidad de costos de productos

Las empresas de fabricación utilizan la contabilidad de costos para calcular el costo de fabricación de productos, determinar los volúmenes de ventas de equilibrio y establecer niveles óptimos de inventario. Los gerentes necesitan saber cuánto cuesta fabricar sus productos para desarrollar estrategias de precios que permitan a la empresa obtener una ganancia razonable.

Una responsabilidad importante de la administración es controlar los costos. Sin embargo, para hacer esto, los gerentes deben tener costos operativos estándar predeterminados para usarlos como varas de medición.

Tomemos, por ejemplo, una empresa que fabrica widgets amarillos. Los contadores de la empresa han determinado que los costos de fabricación de este producto incluyen $ 2.57 en materiales, $ 8.38 en mano de obra y gastos generales de producción aplicados de $ 3.16 por unidad. El costo total de producción de un widget amarillo es $ 14.11. El precio de venta es de 23,51 dólares, lo que le da a la empresa un margen de beneficio bruto del 40 por ciento.

Con estas cifras en la mano, la gerencia puede monitorear los costos de producción semanal o mensualmente para asegurarse de que los costos de producción no excedan estos estándares. Si los informes contables muestran una discrepancia por encima del costo de fabricación previsto, la gerencia sabe cómo intervenir, encontrar la causa del problema y tomar las medidas correctivas.

La contabilidad precisa de los costos de fabricación de cada producto es esencial para el desarrollo de un plan de ventas y una combinación de productos proyectada. Lo más probable es que cada producto tenga una contribución a la ganancia bruta diferente, y la gerencia debe establecer metas de ventas para cada artículo para alcanzar el nivel de ganancia bruta general necesaria para cubrir los gastos generales y producir la ganancia neta objetivo.

Análisis de razones basado en datos financieros

Los índices financieros son métricas vitales que se utilizan para medir el desempeño de todos los aspectos de la condición y las operaciones de una empresa; la contabilidad proporciona los datos necesarios para construir estas proporciones. La liquidez de una empresa se mide por los ratios actual y rápido. Los márgenes de beneficio y los gastos se informan como porcentajes de ventas y se comparan con los puntos de referencia presupuestados. El apalancamiento financiero es una relación entre la deuda total y la inversión de capital.

Estrategias hipotéticas

Los gerentes a menudo se reúnen con los jefes de departamento para discutir posibles cambios en las estrategias y operaciones. Exploran varias ideas de "qué pasaría si". Por ejemplo, ¿qué pasaría si la empresa decidiera mejorar las ganancias recortando los salarios administrativos? ¿Sería esa una buena idea? Probablemente no. A los empleados no les gustan los recortes salariales.

Pero, ¿qué pasa si los gerentes optan por estimular las ventas bajando los precios de venta de los productos? Las ganancias por unidad bajarían, pero se espera que la disminución sea más que compensada por el aumento del volumen de ventas. Un análisis y una proyección contables ayudarían a aclarar los resultados de esta decisión y determinar si esa estrategia sería un acierto.

Contabilidad financiera para usuarios externos

La contabilidad financiera produce informes para usuarios externos, como propietarios, inversores, empleados, acreedores, sindicatos y agencias gubernamentales. Estos informes para uso externo son el estado de pérdidas y ganancias, el balance general y los estados de flujo de efectivo. A diferencia de los informes de contabilidad de gestión interna, los estados financieros preparados para usuarios externos se compilan utilizando los principios de contabilidad generalmente aceptados.

La contabilidad financiera informa si la empresa obtuvo un beneficio adecuado y la probabilidad de que pague dividendos a los accionistas. Los inversores curiosos examinarán los estados financieros para evaluar la seguridad de sus inversiones y el potencial de crecimiento futuro y aumento de valor. Los empleados mirarán los estados de cuenta y tendrán una idea de si pueden esperar aumentos o mayores contribuciones a los fondos de pensiones.

Los informes contables, tanto de gestión como financieros, son fundamentales para gestionar productivamente cualquier empresa u organización. No hay sustituto. No tener información precisa y oportuna sobre la eficacia con la que funciona una empresa es una receta para el desastre.