¿Qué es un presupuesto operativo?

Un presupuesto operativo muestra los ingresos proyectados de la compañía y los gastos asociados para un período próximo, generalmente el próximo año, y a menudo se presenta en un formato de estado de resultados. Por lo general, la administración pasa por el proceso de compilar el presupuesto antes del comienzo de cada año y luego realiza actualizaciones continuas cada mes. Un presupuesto operativo puede consistir en un programa resumido de alto nivel, respaldado por detalles para respaldar cada elemento de línea en el presupuesto.

Componentes del presupuesto operativo

Un presupuesto operativo comienza con los ingresos y luego muestra cada tipo de gasto. Esto incluye los costos variables o los costos que varían con las ventas, como el costo de las materias primas y la mano de obra de producción. El presupuesto operativo incluye costos fijos, como el alquiler mensual del espacio de oficina o el pago mensual del arrendamiento de una fotocopiadora.

El presupuesto también incluye gastos operativos, como intereses sobre préstamos comerciales y el gasto no monetario de la depreciación. Estos elementos permiten a la empresa calcular su ingreso neto proyectado y el porcentaje de beneficio neto.

El presupuesto en acción

El proceso de elaboración del presupuesto puede llevar mucho tiempo, especialmente a medida que se vuelve más detallado en empresas grandes y complejas. El desempeño histórico siempre sirve como base para las cifras presupuestarias prospectivas. Una vez finalizado el presupuesto, los contadores suelen producir un informe mensual que muestra el desempeño real de la empresa durante el mes, junto con las cifras presupuestadas del mes, para su comparación y análisis.

El análisis incluye hacer y responder preguntas como las siguientes:

  • ¿Estamos cumpliendo o superando nuestros objetivos de ventas?
  • ¿Tuvimos algún gasto que no incluyéramos en el presupuesto?
  • ¿Hemos proyectado los costos bastante bien o tenemos sobrecostos que necesitan atención inmediata?

Hacer y responder este tipo de preguntas ayudará a la gerencia a planificar mejor para que puedan hacer cambios cada mes, trimestre y año, lo que les permite guiar a la empresa hacia un mejor desempeño.

Entrar en los detalles

Si bien es eficiente construir un presupuesto de alto nivel, tener mayor detalle ayuda a mejorar la relevancia del presupuesto, a la vez que agrega valor cuando se utiliza para orientar las decisiones financieras de la empresa. Por ejemplo, los recursos humanos armarían un presupuesto detallado que incluye cálculos actualizados para ciertos beneficios, costos para cada nueva contratación y otros detalles con los que trabajan regularmente. El departamento de compras de la empresa sería el más familiarizado con el costo de las materias primas y los problemas que afectan la precisión de su presupuesto, como oportunidades de reducción de precios, costos de compra de inventario estacionales o eventos externos que causan fluctuaciones en los precios de cierto inventario.

Uso del presupuesto frente a la previsión

Cuanto más lejos esté una empresa de su presupuesto, menos precisa será la información. Los presupuestos representan el objetivo de una empresa o hacia dónde le gustaría ir con su negocio. Las empresas utilizan otra herramienta muy similar, la previsión, para proyectar la visión de la "realidad" de hacia dónde se dirige la empresa. Por ejemplo, el departamento de ventas puede tener un presupuesto con un objetivo de ventas anual de poco más de $ 5 millones y con objetivos mensuales de $ 420.000.

Luego, los contables tomarían los resultados reales cada mes y luego pronosticarían el resto del año en consecuencia. El pronóstico podría reflejar que la compañía en realidad solo está ganando alrededor de $ 350,000 en ventas cada mes, mostrando un ingreso pronosticado de más cerca de $ 4.2 millones para el año, en lugar del objetivo presupuestario de $ 5 millones. Este conocimiento ayuda a la gerencia a elegir diferentes estrategias a principios de año para que la empresa pueda realizar cambios que podrían ayudarlos a alcanzar su objetivo presupuestario.