¿Cuáles son los siete procedimientos de control interno en contabilidad?

Los controles internos son políticas y procedimientos establecidos para garantizar la confiabilidad continua de los sistemas contables. La precisión y la fiabilidad son primordiales en el mundo de la contabilidad. Sin registros contables precisos, los gerentes no pueden tomar decisiones financieras completamente informadas y los informes financieros pueden contener errores. Los procedimientos de control interno en contabilidad se pueden dividir en siete categorías, cada una diseñada para prevenir el fraude e identificar errores antes de que se conviertan en problemas.

Propina

Los siete procedimientos de control interno son separación de funciones, controles de acceso, auditorías físicas, documentación estandarizada, balances de prueba, conciliaciones periódicas y autoridad de aprobación.

Separación de tareas

La separación de funciones implica dividir la responsabilidad de la contabilidad, los depósitos, la presentación de informes y la auditoría. Cuantas más funciones estén separadas, menor será la posibilidad de que un solo empleado cometa actos fraudulentos. Para las pequeñas empresas con solo unos pocos empleados de contabilidad, compartir responsabilidades entre dos o más personas o requerir que los compañeros de trabajo revisen las tareas críticas puede servir para el mismo propósito.

Controles de acceso al sistema de contabilidad

Controlar el acceso a diferentes partes de un sistema de contabilidad a través de contraseñas, bloqueos y registros de acceso electrónico puede mantener a los usuarios no autorizados fuera del sistema al tiempo que proporciona una forma de auditar el uso del sistema para identificar la fuente de errores o discrepancias. El rastreo de acceso robusto también puede servir para disuadir intentos de acceso fraudulento en primer lugar.

Auditorías físicas de activos

Las auditorías físicas incluyen el recuento manual de efectivo y cualquier activo físico rastreado en el sistema de contabilidad, como inventario, materiales y herramientas. El recuento físico puede revelar discrepancias bien ocultas en los saldos de las cuentas al pasar por alto los registros electrónicos por completo. El recuento de efectivo en los puntos de venta se puede realizar diariamente o incluso varias veces al día. Los proyectos más grandes, como el recuento manual del inventario, deben realizarse con menos frecuencia, tal vez de forma anual o trimestral.

Documentación financiera estandarizada

La estandarización de los documentos utilizados para las transacciones financieras, como facturas, solicitudes de materiales internos, recibos de inventario e informes de gastos de viaje, puede ayudar a mantener la coherencia en el mantenimiento de registros a lo largo del tiempo. El uso de formatos de documentos estándar puede facilitar la revisión de registros anteriores al buscar el origen de una discrepancia en el sistema. La falta de estandarización puede hacer que los elementos se pasen por alto o se malinterpreten en dicha revisión.

Saldos de prueba diarios o semanales

El uso de un sistema de contabilidad de doble entrada agrega confiabilidad al garantizar que los libros siempre estén equilibrados. Aun así, es posible que los errores desequilibren un sistema de doble entrada en un momento dado. El cálculo de los saldos de prueba diarios o semanales puede proporcionar información periódica sobre el estado del sistema, lo que le permite descubrir e investigar las discrepancias lo antes posible.

Conciliaciones periódicas en sistemas contables

Las conciliaciones contables ocasionales pueden garantizar que los saldos de su sistema de contabilidad coincidan con los saldos de las cuentas de otras entidades, incluidos bancos, proveedores y clientes de crédito. Por ejemplo, una conciliación bancaria implica comparar saldos de efectivo y registros de depósitos y recibos entre su sistema contable y los extractos bancarios. Las diferencias entre estos tipos de cuentas complementarias pueden revelar errores o discrepancias en sus propias cuentas, o los errores pueden originarse en las otras entidades.

Requisitos de la autoridad de aprobación

Exigir que administradores específicos autoricen ciertos tipos de transacciones puede agregar un nivel de responsabilidad a los registros contables al demostrar que las transacciones han sido vistas, analizadas y aprobadas por las autoridades correspondientes. Exigir la aprobación de grandes pagos y gastos puede evitar que los empleados sin escrúpulos realicen grandes transacciones fraudulentas con fondos de la empresa, por ejemplo.