Cómo hacer etiquetas de dirección en Google Docs

Crear e imprimir etiquetas de dirección sería un proceso minuciosamente largo, incluso si tuviera un asistente de oficina para ayudarlo. Afortunadamente, al utilizar un complemento gratuito en Google Docs, el proceso es muy sencillo. La plantilla de etiqueta de dirección complementaria está hecha por Avery, la misma compañía que fabrica etiquetas adhesivas para correo postal, pero no es necesario que use sus etiquetas para que el complemento funcione para usted.

Organizar sus contactos

Antes de que pueda crear etiquetas de dirección, deberá reunir sus contactos y sus direcciones en una hoja de cálculo en Google Sheets. La forma más sencilla de hacer esto es simplemente exportar su lista de contactos a un archivo CSV. CSV significa valores separados por comas, que es un archivo de hoja de cálculo simple. Afortunadamente, la mayoría de los sistemas de contactos, incluidos Gmail y Outlook, le brindan la opción de exportar sus contactos a un archivo CSV, por lo que no tendrá que ingresar nombres y direcciones manualmente.

Si usa Gmail, puede exportar sus contactos yendo a contactos.google.com para ver todos sus contactos. Haga clic en "Más, " seleccione "Exportar" y luego haga clic en " Google CSV. " Después de que el archivo se descarga en su ordenador, subirlo a Google Drive en drive.google.com. Cuando haga doble clic en él en su Google Drive, se abrirá con la aplicación de hoja de cálculo de Google, Google Sheets.

Administrar una hoja de cálculo de contactos

Para crear etiquetas a partir de una hoja de cálculo, todos sus contactos deben estar en el orden correcto, es decir, con cada nombre, cada calle, cada ciudad, etc., en diferentes columnas, con la dirección de cada persona en su propia fila. Si ha exportado sus contactos a un archivo CSV, ya están en el orden correcto.

Si ingresa los datos manualmente, use la primera fila como encabezado, con las etiquetas adecuadas para cada columna, como Nombre, Calle, Ciudad, Código postal, etc. Si ha exportado sus contactos, no dude en eliminar cualquier columna que no necesite, como números de teléfono, sin embargo, esto no es obligatorio. Podrá seleccionar e ignorar las columnas de información que desee cuando llegue el momento de fusionar la hoja de cálculo en un documento de etiquetas.

Uso de la plantilla de etiqueta de Google Docs

Una vez que tenga su hoja de cálculo lista, puede cerrarla. Google guarda los cambios en su hoja automáticamente. Ahora abra un nuevo documento de Google. Es hora de instalar el complemento Avery.

1. Haga clic en "_Aplicaciones" en la barra de herramientas sobre su documento y seleccione "Obtener complementos".

2. Escriba "Avery" en el campo de búsqueda y luego haga clic en el botón " Gratis" al lado de Avery Label Merge. Seleccione su cuenta de Google si se le solicita.

Ahora verá un mensaje que indica que permitirá que el complemento acceda a su cuenta de Google. Lea esto con atención. El complemento necesita acceder a sus archivos de Google Drive para que funcione.

3. Haga clic en " Permitir". Después de unos segundos, aparecerá un mensaje que indica que ahora puede usar Avery Labels Merge, que ahora se encuentra debajo de Complementos en la barra de herramientas.

4 . Haga clic en "Complementos " nuevamente, seleccione la nueva opción "Combinar etiquetas de Avery" y luego haga clic en "Nueva combinación".

5 . Seleccione " Etiquetas de dirección" en la ventana emergente. La otra opción es crear etiquetas de nombre, por lo que si alguna vez las necesita, sabrá que también puede hacerlas aquí.

6. Seleccione cuántas etiquetas desea que aparezcan en cada hoja. Estos corresponden a las etiquetas de dirección de Avery e incluyen números de producto, como "5160, 30 etiquetas por hoja" o "5161, 20 etiquetas por hoja".

7. Seleccione la hoja de cálculo que acaba de crear que contiene sus contactos y haga clic en el botón "Seleccionar" .

En la barra lateral, el complemento confirma el nombre de su hoja de cálculo, los nombres del encabezado de columna que ingresó en la línea uno. el número de producto avery. Si tiene varias hojas en el mismo archivo, puede seleccionar qué hoja usar.

8. Haga clic en el encabezado de cada columna que creó. Aparecerán dentro de un cuadro de texto en el documento abierto. Cada nombre de columna está dentro de dos pares de corchetes. Si no selecciona un encabezado de columna, la información de esa columna no aparecerá en las etiquetas.

9. Coloque la información adecuada en sus propias líneas. Coloque con cuidado el cursor entre los corchetes entre los nombres de los encabezados y presione "Enter". Tenga en cuenta que también puede poner espacios y puntuación entre los nombres de los encabezados en lugar de un salto de línea.

Ejemplo de etiqueta o etiqueta de nombre:

[[Nombre]]

[[Calle]]

[[Estado de la Ciudad]]

[[CÓDIGO POSTAL]]

Se abre una nueva ventana que confirma que la fusión se ha completado en un nuevo documento con el título del número de producto Avery en su título. El documento se abre automáticamente en una nueva pestaña, listo para imprimirse.